Apa itu Personal Assistant? Kenali Tugas dan Jenjang Karirnya

Mungkin terdengar klasik, profesi personal assistant adalah pekerjaan di mana seseorang membantu orang lain, biasanya atasan dalam menjalankan tugas sehari-hari. Seorang personal assistant tidak hanya menjawab telepon atau mencatat janji rapat, tetapi juga mengelola jadwal yang padat, mengatur perjalanan, dan bahkan bisa mengurus masalah keuangan pribadi atau bisnis. Mereka harus sangat mahir dalam komunikasi, dapat menyelesaikan tugas dengan cepat, dan seringkali dapat menangani tekanan dan masalah. Selain itu, keterampilan teknologi sangat penting karena di dunia yang semakin digital ini, personal assistant sering menggunakan perangkat lunak dan aplikasi untuk memudahkan segala pekerjaan yang mereka jalani.

Apa Job Desc Personal Assistant?

Seorang personal assistant, atau asisten pribadi, dapat memiliki posisi yang berbeda tergantung pada kebutuhan atasan mereka atau perusahaan tempat mereka bekerja. Namun, berikut adalah pekerjaan umum yang biasa dilakukan oleh personal assistant:

1. Komunikasi

Personal assistant sering kali adalah orang pertama yang berbicara dengan orang yang ingin berbicara dengan atasan mereka. Mereka menjawab panggilan telepon, merespons email, dan berbicara secara langsung dengan klien, rekan kerja, atau mitra bisnis.

2. Mengelola Administrasi

Administrasi biasanya mencakup tugas seperti mengelola dokumen, mengisi formulir, menyusun laporan, dan tugas administratif lainnya. Asisten pribadi dapat menjadi sumber daya administratif yang sangat berharga bagi atasan yang kesulitan mengelola semua dokumen administrasi mereka.

3. Mengatur Jadwal

Seorang personal assistant bertanggung jawab untuk merencanakan dan mengelola jadwal atasan mereka. Ini termasuk mengatur pertemuan, janji temu, dan memantau apakah ada perubahan jadwal. Kemampuan untuk mengatur waktu dan memprioritaskan tugas yang harus diselesaikan sangat penting untuk pekerjaan ini.

4. Mengatur Perjalanan

Merencanakan dan mengatur perjalanan atasan termasuk tugas personal assistant. Merencanakan perjalanan termasuk memesan tiket pesawat, hotel, mengecek adanya penyedia transportasi, dan lain-lain. Mereka juga harus memantau perubahan jadwal dan menangani masalah yang mungkin muncul selama perjalanan.

5. Mengatur Jadwal Rapat

Personal assistant sering bertanggung jawab untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan pertemuan, rapat, atau presentasi. Hal ini termasuk persiapan materi, pengaturan tempat, dan dokumentasi pertemuan.

6. Manajemen Proyek

Personal assistant dapat membantu dalam manajemen proyek tertentu. Mereka dapat mengatur acara, memastikan persiapan lancar, atau berkoordinasi dengan vendor dan pihak ketiga untuk proyek khusus.

7. Mengelola Keuangan

Dalam beberapa situasi, personal assistant juga dapat membantu dalam pengelolaan keuangan pribadi atau perusahaan. Mereka dapat membantu memantau anggaran, membayar tagihan, atau mengatur pembayaran-pembayaran penting.

8. Tugas Khusus

Tergantung pada kebutuhan atasan atau perusahaan, personal assistant kadang-kadang diberi tugas khusus. Tugas-tugas ini mungkin termasuk mengelola media sosial, mengatur acara sosial, atau mengawasi perbelanjaan pribadi atau bisnis.

9. Prioritas Tugas

Kemampuan untuk mengatur dan menentukan prioritas tugas berdasarkan urgensi dan pentingnya adalah salah satu tugas yang sangat penting. Hal ini termasuk memastikan bahwa hal-hal yang paling penting diselesaikan dengan baik dan tepat waktu.

10. Koordinasi Tim

Personal assistant dapat berfungsi sebagai perantara antara atasan dan kolega atau tim dalam beberapa situasi. Mereka dapat membantu dalam berkomunikasi dan mengkoordinasikan tugas antara berbagai departemen atau individu. Pekerjaan personal assistant sangat beragam dan sering kali melibatkan banyak tugas dan multitasking. Kesuksesan dalam pekerjaan ini seringkali bergantung pada kemampuan komunikasi yang baik, manajemen waktu yang baik, kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan, dan kemampuan untuk menangani tekanan.

Bagaimana Jenjang Karir Personal Assistant?

Personal assistant, atau asisten pribadi, biasanya memiliki banyak peluang karir. Pekerjaan ini merupakan jenis pekerjaan yang fleksibel dan dibutuhkan di berbagai jenis industri, seperti individu, perusahaan besar, perusahaan kecil, dan bahkan layanan publik. Peran personal assistant semakin berkembang seiring dengan kemajuan teknologi, dengan lebih banyak tugas yang dapat dilakukan secara digital dan jarak jauh. Terutama para eksekutif, pengusaha, dan profesional sibuk akan mencari asisten pribadi yang mahir dalam manajemen waktu, berkomunikasi, dan menggunakan teknologi. Selain itu, personal assistant yang memiliki keterampilan tambahan, seperti manajemen proyek, keuangan, atau bahkan bahasa asing, mungkin memiliki kemungkinan yang lebih baik untuk berkembang dalam karir mereka. Kadang-kadang, posisi ini dapat membuka jalan ke berbagai industri dan memungkinkan kamu untuk maju ke posisi manajemen atau eksekutif di masa depan. Namun, prospek karir personal assistant tergantung pada kemampuan seseorang untuk terus mengembangkan keterampilan mereka dan membangun hubungan profesional yang kuat di berbagai tempat kerja. Menjadi personal assistant yang sukses memerlukan dedikasi, keterampilan yang kuat, dan kemampuan untuk menjaga kerahasiaan dan kepercayaan.

Sampoerna University

Sampoerna University adalah sebuah universitas terakreditasi penuh di Indonesia yang menawarkan pilihan terbaik bagi mereka yang mencari pendidikan internasional unggul. Sampoerna University adalah universitas swasta, non-denominasi, nirlaba yang berlisensi dan terakreditasi oleh Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Republik Indonesia. Sampoerna University menawarkan berbagai program sarjana dan magister di bidang-bidang seperti bisnis, teknologi informasi, kreativitas dan desain, serta studi kelas dunia. Universitas ini menempatkan fokus pada pendekatan pembelajaran yang inovatif dan berorientasi pada industri, dengan tujuan untuk mempersiapkan mahasiswa berhasil dalam karir mereka. Kami berkomitmen untuk menyediakan lingkungan pembelajaran yang inklusif dan mendukung bagi mahasiswa, dengan dukungan fasilitas modern dan fakultas yang berkualitas. Kami juga memberikan beasiswa dan program bantuan keuangan untuk mendukung aksesibilitas pendidikan bagi mahasiswa berprestasi. Dalam beberapa tahun sejak didirikan, Sampoerna University telah menjadi pilihan pendidikan tinggi yang menarik bagi calon mahasiswa di Indonesia. Dengan pendekatan pembelajaran yang inovatif, koneksi industri yang kuat, dan fokus pada pengembangan karir, kami memiliki tujuan untuk menghasilkan lulusan yang siap menghadapi tantangan dunia kerja. Segera daftar untuk ikut proses penerimaan mahasiswa baru tahun ajaran 2023-2024 disini. Admission Team kami akan segera menghubungi untuk memberi informasi lebih detail. Jadwalkan dengan kami kapanpun kamu ingin visit tour kampus on-site atau virtual!